جدول ۲-۲
یک دقیقه مجازات زمانی مؤثر خواهد بود که:
۱-افراد از قبل در جریان آنچه که باید انجام گیرد، باشند، نه اینکه در شرایط عدم اطلاع قرار گیرند.
الف) نیمه نخست توبیخ
۲-مجازات باید بلافاصله پس از خطا اعمال گردد.
۳-اشتباه افراد را به آن ها به طور ویژه گوشزد نمایید.
۴-به افراد احساس خود را در مورد اقدام اشتباه آن ها بازگو کنید و آن ها را در عدم اطلاع قرار ندهید.
۵-با چند ثانیه سکوت ناخوشایند، احساس خود را به آن ها انتقال دهید.
ب)نیمه دوم توبیخ
۶-دست دادن و لمس آن ها، به گونه ای که احساس کنند که به درستی شما با آن ها هستید.
۷-ارزشی را که برای آن ها قائلید به آن ها یادآوری نمایید.
۸-به آن ها القاء کنید که برای آن ها شخصیت قائل هستید ولی از عملکرد خاص آن ها ناراضی می باشید.
۹-وقتی توبیخ پایان یافت، به آن ها القاء کنید که موضوع را خاتمه یافته تلقی کنند.
(سیدجوادین،۱۳۸۷،ص۳۸۴)
فصل دوم : ادبیات پژوهش
مقایسه میان لمس کردن آهن گداخته و اجرای انضباط روشن است، اما در زیر هر یک از این نکات این تشبیه بیشتر بررسی می شود.( دولان و شولر ،۱۳۸۱،ص ۵۳۴)
سیستم انضباط در سازمان به یک بخاری داغ تشبیه گردیده و سیستمی مؤثر دانسته شده است که دارای همان خصوصیات باشد. یعنی:
-همان طور که دست زدن به بخاری داغ، سوزان و دردناک است، تنبیه و مجازات نیز باید تجربه ای تلخ و ناخوشایند باشد تا فرد مصمم شود دیگر آن را تکرار نکند.(سعادت،۱۳۹۰،ص۳۲۲)
-با لمس بخاری داغ، دست بلافاصله می سوزد و علت آن نیز برای فرد کاملاً روشن است. در سازمان نیز فرد باید به محض اینکه خطایی مرتکب شد مجازات گردد تا بداند چرا مجازات می شود. البته باید دقت داشت که این اصل، یعنی فوریت مجازات، باعث شتابزدگی در تصمیم گیری نشود و بدون تحقیق کافی پیرامون موضوع فرد بی گناهی مجازات نگردد. اگر به نظر میرسد خطایی رخ داده است باید به انفصال موقت فرد اکتفا کرد و اعمال مجازات را موکول به روشن شدن قضیه و یافتن مدارک کافی و غیرقابل انکار نمود.(سعادذت،۱۳۹۰،ص ۳۲۲)
-همان طور که حرارت سوزان بخاری به فرد هشدار میدهد که در صورت دست زدن به آن چه اتفاقی خواهد افتاد، در سازمان نیز مدیر موظف است قبل از اعمال مجازات در مورد فرد، هشدار و تذکر کافی به وی بدهد. به این معنی که کارمند باید با قوانین و مقررات سازمان کاملاً آشنا باشد و بداند نقض آن ها چه عواقبی را دربر خواهد داشت. اگر به کارکنان صریحاً اخطار شده باشد که سرپیچی از قوانین و مقررات چه مجازاتهایی را در پی خواهد داشت، اعمال آن مجازات در مورد کارکنان خاطی، امری طبیعی و عادلانه تلقی خواهد شد.(سعادت،۱۳۹۰،ص ۳۲۲)
-وقتی فاصله بین تخلف و اجرای مجازات طولانی شود، اثر اقدام انضباطی کاهش مییابد. هر قدر پس از تخلف اقدام انضباطی سریعتر انجام شود، احتمال اینکه فرد این انضباط را به تخلف ربط دهد و آن را صرفاً اقدامی از سوی مدیریت نداند بیشتر است. البته این فوریت نباید سبب شتاب بی مورد شود. اگر حقایق هنوز روشن نشده باشد، مدیران اغلب تصمیم به تعلیق موقت می گیرند تا بتوانند بعد تصمیم نهایی بگیرند.( دولان و شولر ،۱۳۸۱،ص ۵۳۵)
فصل دوم : ادبیات پژوهش
-مدیر باید پیش از آنکه دست به اقدام انضباطی بزند هشدار بدهد، یعنی فرد باید از مقررات سازمان آگاه شود و استانداردهای رفتاری آن را بپذیرد. وقتی هشدارها روشن کند که تخلف به اقدام انضباطی منجر می شود و چه مجازاتهایی در پی تخلف خواهد بود، کارکنان به احتمال بیشتری این اقدام را منصفانه تلقی میکنند.( دولان و شولر ،۱۳۸۱،ص۵۳۴)
-دست زدن به بخاری داغ، همیشه نتیجه یکسانی دارد. در سازمان نیز همیشه باید مجازات یکسانی برای تخلفات یکسان مقرر گردد. اگر در اجرای قوانین و مقررات انضباطی تبعیض وجود داشته باشد، نه تنها این قوانین تاثیر و اعتبار خود را از دست خواهند داد، بلکه اصولاً لیاقت و کاردانی مدیر زیرسئوال می رود. اگر کارکنان ندانند عواقب خطایی که مرتکب میشوند چه خواهد بود، دچار نگرانی و اضطراب میگردند و این امر معمولاً موجب تضعیف روحیه آنان و کاهش تولید یا پایین آمدن کارایی میگردد.علاوه بر قوانین و مقررات مدون، برخورد و عکس العمل سرپرست در مقابل تخلفات نیز تا حد زیادی، حد و مرز رفتار مجاز را برای کارکنان معین میکند. اگر در مقابل تخلفات مشابه، مثلاً تأخیر، سرپرست یکی را توبیخ کند و دیگری را توبیخ نکند، کارکنان دچار سردرگمی میگردند و نمی دانند که آیا دیر آمدن، تخلفی قابل مجازات محسوب می شود یا خیر. بنابرین، نکته مهم و اصلی در اینجا این است که مسئولان باید در مقابل تخلفات یکسان رفتار یکسانی داشته باشند.(سعادت،۱۳۹۰،۳۲۳)
-البته قبلاً به این نکته هم اشاره شد که تعیین نوع و شدت مجازات باید با توجه به موقعیت و شرایط نیز باشد. پس اگر با توجه به این نکته، سرپرستی مجبور باشد برای خطاهای یکسانی دو نوع مجازات تعیین کند، باید علت را توضیح داده، تناقض و دوگانگی ظاهری در مجازات را توجیه کند.(سعادت،۱۳۹۰،ص۳۲۲)
-همان طور که هر کس بخاری داغ را لمس کند می سوزد، در سازمان نیز نوع و شدت مجازات باید به نوع تخلف بستگی داشته باشد، نه کسی که آن را مرتکب شده است.(سعادت، ۱۳۹۰،ص۳۲۳)
-در هنگام تعیین مجازات و اعمال آن،سرپرست باید به فرد تنبیه شده بفهماند که عمل وی مورد قضاوت قرار گرفته است، نه شخص وی و منظور از مجازات، اصلاح رفتار نامطلوب فرد است نه توهین به او یا تحقیر وی. بعد از اینکه فرد خاطی به خاطر تخلفی که مرتکب گردید، تنبیه شد،
فصل دوم : ادبیات پژوهش
سرپرست باید موضوع را خاتمه یافته تلقی نماید و رفتاری عادی با او در پیش گیرد.(سهادت،۱۳۹۰ ،ص۳۲۲)
-همچنین، رفتار منصفانه حکم میکند که اقدامها پایدار باشند. وقتی برخورد با نقض مقررات ناپایدار باشد، اثر آن از بین می رود، روحیه افراد تضعیف می شود آنان نسبت به صلاحیت مدیران دچار تردید میشوند، و بر اثر احساس عدم امنیت و نگرانی که در افراد پدید میآید بهره وری کاهش خواهد یافت. هر یک از کارکنان میل دارد بداند محدوده رفتار مجاز چیست و برای دریافت چنین بازخوردی حرکات مدیران را در نظر میگیرد. اگر فردی یک هفته پیش عمل خلافی انجام داده باشد ولی به جای اینکه بی درنگ با او برخورد شود هفت روز بعد سرزنش شود، تنبیه در پرده ای از ایهام قرار میگیرد. همین طور، اگر از بین فرد “الف” و فرد “ب” که هر دو در محل کار وقت را بیهوده می گذرانند فقط فرد “الف” سرزنش شود، “ب” بی تردید مدیر خود را بی انصاف خواهد شمرد. پس این نکته نشان میدهد که مجازات باید پایایی داشته باشد. البته نه بدان معنا که با همه یکسان برخورد کرد، چرا که این نیز نوعی بی توجهی به عوامل اقتضایی است که بیشتر بحث آن شد، اما این مسئولیت بر دوش مدیران است که هر گونه اقدام انضباطی را که ممکن است به نظر کارکنان ناپایدار برسد برای آن ها توجیه کنند.( دولان و شولر ،۱۳۸۱،ص۵۳۵)
